Ces 3 outils qui permettent aux entrepreneurs d’économiser de l’argent et de s’organiser !
Dernière mise à jour : 27 juil.
L'acronyme FHT : Finom, Henrri et Trello, 3 outils dont vous aurez besoin dans votre activité pour économiser de l’argent et organiser votre travail
Dès que vous mettez un pas dans l’entrepreneuriat, il est important de savoir quels outils vous allez utiliser pour votre activité.
Les 3 premiers outils auxquels vous devez penser sont votre compte bancaire professionnel, votre logiciel d’édition de devis/facture et votre outil organisationnel.
Du point de vue de l’outil organisationnel, cela vous concerne davantage si vous êtes microentrepreneur et que vous devez donc gérer différentes tâches seul, ou que travaillez avec d’autres personnes sur un projet.
Ainsi, dans cet article, le but est de vous présenter grâce à mon expérience personnelle les outils que j’utilise et que je recommande pour gérer votre activité d’entrepreneur.
Votre compte bancaire professionnel
Rappelons que pour un travailleur indépendant, il est obligatoire d’ouvrir un compte bancaire professionnel si son chiffre d’affaires HT dépasse le seuil de 10 000€ pendant 2 années consécutives (loi PACTE du 22 mai 2019).
Dans le cas contraire, cela signifie que vous pouvez garder votre compte personnel.
Toutefois, il est préférable d’avoir un compte bancaire dédié afin de distinguer le perso du privé, et de s’y retrouver aisément.
Pour ouvrir un compte bancaire professionnel, vous devez au préalable étudier la banque qui vous convient par rapport aux prestations proposées et au prix.
S’il s’agit d’avoir accès aux services de base tels que la réception des paiements de vos clients, le paiement de vos cotisations auprès des administrations et la disposition d’une carte bancaire, vous pouvez ouvrir un compte bancaire gratuit ou peu onéreux en ligne.
Parmi les comptes bancaires gratuits en ligne, vous avez Finom une fintech néerlandaise crée en 2019 et qui s’est implantée en France dès octobre 2020.
J’ai opté personnellement pour Finom qui est un service financier exclusif aux indépendants et aux PME.
Sa 1ère offre est l’ouverture d’un compte professionnel gratuit (formule Solo) qui vous permet d’avoir :
Une carte Mastercard Business virtuelle ou physique
Un IBAN français pour réaliser et recevoir des paiements sans soucis
Un support 7/7 par chatbot ou mail
L’offre Finom à 0€ HT/mois est donc recommandée pour les entrepreneurs qui ont des « petits » besoins bancaires ou dont l’activité est complémentaire à une autre au salariat par exemple.
En effet, Elle ne permet pas le dépôt de chèque, de faire des virements instantanés, ou encore d’effectuer un dépôt de capital.
Pour avoir accès à ce type d’opérations, vous devez choisir parmi les 3 autres offres proposées : la formule Start à 14€ HT/mois, la formule Premium à 28€ HT/mois et la formule Corporate 90€ HT/mois.
Forcément, plus vous optez pour la formule chère, plus cela signifie que vous avez un besoin croissant au niveau bancaire par rapport à votre business.
D’un point de vue pratique, l’ouverture d’un compte Finom gratuit (formule Solo) vous prendra 10 minutes depuis votre smartphone avec les renseignements de vos informations personnelles/professionnelles, l’envoi de votre document d’identité et photo et la transmission de votre avis Siren.
Une fois cette étape création accomplie, il faudra attendre 2 jours ouvrés pour que votre compte soit vérifié et validé par l’équipe Finom.
Vous pourrez ensuite accéder à votre compte pour avoir votre RIB, votre carte virtuelle ou physique et connecter votre compte personnel en vue de vous verser votre CA HT après paiement de l’URSSAFF.
A noter qu’avec Finom, vous pouvez créer des devis, factures et des bons de livraison. Ainsi, vous n’êtes pas dans l’obligation de vous abonner à un logiciel d’édition de devis/factures.
Votre logiciel d’édition de devis/factures
Cette étape n’est pas obligatoire si vous décidez d’utiliser votre compte bancaire professionnel comme outil pour établir vos devis/factures.
Les banques traditionnelles et néobanques se sont adaptées en proposant le 2 en 1.
Néanmoins, vous pouvez dissocier cet aspect en vous tournant vers un site en ligne gratuit qui permet de réaliser des propositions tarifaires à vos clients BtoB/BtoC, de suivre l’évolution de votre CA HT chaque mois, d’émettre des factures et de suivre les règlements.
Pour cela, j’ai découvert Henrri, un site en ligne que j’utilise depuis plusieurs mois maintenant.
Il se présente comme un système plutôt simple où vous avez simplement à créer et paramétrer votre compte en quelques clics.
Avant de créer tout devis, Henrri vous demandera vos informations légales telles que votre dénomination sociale et numéro SIRET afin de vous retrouver directement dans la base des sociétés enregistrées.
Dès que vous aurez indiqué toutes vos informations, vous pourrez créer :
Vos fiches produits ou services à ajouter dans vos devis
Votre devis modèle pour faire apparaitre systématiquement votre logo et les coordonnées de votre microentreprise ou société.
Votre facture modèle pour faire apparaitre automatiquement votre logo, vos coordonnées et les mentions légales obligatoires (depuis le 15 mai 2022, il est obligatoire pour tout entrepreneur individuel d’indiquer sur toutes ses factures, la mention EI + Nom ou la mention Nom + mention TVA non applicable article 293 B du CGI, si vous n’avez pas de TVA)
Avec la réalisation de ces 3 étapes, vous pourrez faire d’Henrri votre outil au quotidien sans payer.
A noter qu’Henrri propose aussi 3 autres versions payantes plus complètes sans engagement : Henri Expert à 11€ HT/mois, Henrri VIP à 59€ HT/mois et Henrri Pilotage à partir de 490€ HT/mois.
Les versions payantes ne sont intéressantes que si vous exercez une activité nécessitant la gestion d’acomptes, le paiement par carte bancaire, ou encore si votre ambition est d’ouvrir une grande entreprise (Henrri vous accompagne sur des thématiques clés tels que sa création et la hausse de votre trésorerie).
Vous l’aurez donc compris Henrri (formule pro gratuite) est un outil simple adapté à l’activité d’un microentrepreneur pour gérer l’aspect devis/facturation.
Votre outil organisationnel
Enfin, le dernier point auquel vous devez penser est votre organisation.
Ce point est tout aussi majeur car en tant qu’entrepreneur et notamment au début, vous avez différentes tâches à accomplir tant au niveau comptable que marketing.
Par exemple, si vous développez une activité de coaching en ligne, vous devez au quotidien effectuer de la prospection clients, échanger par téléphone avec des clients potentiels, éditer des propositions commerciales, réaliser votre prestations de coaching, émettre des factures ou encore gérer votre stratégie de communication (emailing, Facebook, etc.).
De ce fait, vous devez vous organiser de façon efficace pour éviter de vous perdre et faire des journées à rallonge.
En tant qu’entrepreneur, il n’est pas question que vous fassiez plus de 6h/jour.
Au contraire, vous devez optimiser votre temps au maximum.
Pour cela, il existe l’outil Trello lancé en 2011 qui vous permet de répertorier vos tâches ou process dans différents tableaux afin de vous organiser en équipe ou seul.
Dans le cas où vous êtes microentrepreneur, cet outil vous permet de noter et faire avancer votre TO DO LIST.
Vous pouvez créer un tableau dédié à la prospection clients, au process commercial/facturation et à la communication/marketing.
Prenons par exemple le tableau Process commercial/facturation.
Dans ce tableau, vous allez créer 6 grandes catégories :
Devis à faire
Devis en attente
Devis validés
Prestations en cours
Factures envoyées – Prestations terminées
Factures en attente de paiement
actures payées
Dans chaque catégorie, vous allez indiquer dans chaque case disponible, une tâche à réaliser.
Dans Devis à faire, vous allez mettre le type de devis à faire avec le nom du client en précisant une deadline (c’est tout l’intérêt de Trello).
Dans Devis en attente, vous allez planifier vos relances clients. A vous de choisir le bon timing mais l’idéal est de relancer vos clients 2 jours après l’envoi de votre proposition tarifaire.
Dans Devis validés, vous avez une idée des commandes à traiter et à basculer dans la catégorie Prestations en cours.
Cela va vous donner une vision de la quantité de travail à réaliser et donc de vous organiser au mieux.
Sur Trello, n’oubliez pas de vous mettre des deadlines pour éviter toute procrastination et respecter le timing de vos clients.
La catégorie Prestations en cours vous permettra de prioriser en fonction des projets clients que vous devez réaliser.
La logique est de traiter vos prestations en fonction de la date validation client et de façon parallèle.
Vous n’allez pas faire pendant 2 jours, 1 seule prestation. Il faut être capable de switcher sur les 2 jours (d’où les deadlines à mettre !).
Enfin, les 3 dernières catégories associées à la facturation vous permettront en plus de votre logiciel de facturation (Henrri), d’avoir un réel suivi sur les factures que vous devez envoyer à vos clients, les factures dont vous attendez le paiement et celles qui sont réglées.
Cela vous permettra d’anticiper la fin du mois pour encaisser vos clients et obtenir un CA HT qui vous permet de vivre ainsi que de payer les cotisations sociales de l’URSSAFF.